MEMBUAT SURAT OTOMATIS
DENGAN MAIL MERGE
A. TUJUAN
PEMBELAJARAN
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai membuat dan memodifikasi tabel,
mengaktifkan formula untuk menyisipkan rumus sederhana.
Melalui Penjelasan ini, Anda
harus mampu:
6.1 Membuat master surat dengan rapi
6.2 Membuat database dan
memodifikasi melalui fasilitas mail merge dengan benar
6.3 Menggabungkan master surat dan database
6.4 Menampilkan surat yang sudah digabungkan
dan mencetaknya
B. URAIAN
MATERI
|
Tujuan Pembelajaran 6.1:
|
|
Membuat
master surat dengan rapi
|
Pengertian Mail Merge
Mail merge atau surat massal atau sering juga disebut surat gabung adalah
surat yang ditujukan untuk banyak orang, di mana setiap orang yang dikirimi
surat tersebut akan menerimanya dalam
keadaan asli, bukan salinan karena surat tersebut hanya dibuat sekali saja oleh si pengirim. Surat dibuat dalam
sebuah dokumen utama atau yang sering disebut dengan dokumen master. Biasanya
Mail Merge ini diperlukan di Sekolah untuk membuat SKHU sementara, SKKB, atau
juga Kartu Siswa. Untuk sekolah yang mempunyai jumlah siswa sedikit, mungkin
tidak perlu menggunakan fasilitas ini, Tapi untuk sekolah yang mempunyai jumlah
siswa banyak, maka fasilitas ini diperlukan. Secara sederhana, Mail Merge
merupakan penggabungan surat dengan satu format surat (satu halaman) tapi bisa di
print sesuai dengan jumlah siswa dengan Nama dan identitas yang berbeda.
a.
Pengertian
Dokumen Master dan Sumber Data
Dokumen master adalah surat yang dibuat dengan format tertentu yang
isinya sama antara surat yang satu dan
surat lainnya. Sumber dataadalah
kumpulan informasi mengenai data
tertentu, misalnya nama dan alamat. Sebelum lebih lanjut mempelajari
sumber data, Anda perlu mengenal istilah Field dan Record. Field adalah sekumpulan data yang
sama jenisnya, misalnya field Nama, Tanggal Lahir, Alamat, dsb. Record adalah
kumpulan beberapa field atau bagian yang utuh dari satu data yang berisi masing-masing field. Agar
Anda lebih jelas memahami Field dan Record,
Gambar
6.1 Contoh Field dan Record
b.
Langkah
Membuat Mail Merge
1. Membuat Dokumen Master
Langkah paling
awal untuk membuat surat massal dengan mail merge adalah membuat dokumen
master yang berbentuk
surat. Anda dapat
mengetik master dokumen
atau membuka dokumen yang sudah
Anda miliki. Berikut ini adalah contoh dokumen master yang dibuat dengan Microsoft Office Word
kop Surat
SURAT KETERANGAN KELAKUAN BAIK
Nomor : ........................................
Yang bertandatangan di bawah ini
Kepala SMK Al Hikma Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang Provinsi Banten,
menerangkan bahwa:
Nama :
NISN :
Tempat Tanggal Lahir
:
Nomor Induk Siswa
:
Siswa tersebut diatas berkelakuan
baik selama belajar di SMK Al Hikma dan/atau selama di bawah pengawasan kami,
dan tidak pernah terlibat tindakan kriminal, terlibat narkoba, atau hal-hal
yang bersangkutan dengan pihak kepolisian.
Demikian surat keterangan kelakuan
baik ini kami buat agar yang berkepentingan menjadi tahu adanya
Kab. Tangerang ... Juni 2016
KepalaSekolah,
............................
NIP.
.....................
Agar dokumen tidak hilang, pastikan
menyimpannya terlebih dahulu ke komputer,
misalnya dengan nama : “Surat SKKB 2016 ”.
|
Tujuan Pembelajaran 6.2:
|
|
Membuat database dan memodifikasi melalui
fasilitas mail merge dengan benar
|
Ada beberapa cara untuk membuat
tabel sumber data dalam Mail Merge yang nantinya akan digabungkan dengan dokumen surat utama.
namun yang paling mudah buat dulu tabel
sumber datanya. Tabel sumber data bisa di buat di Microsoft Office Word atau
Microsoft Office Excel.
Tahapan untuk sumber datanya:
•
Buat Tabel sumber data
Tabel
6.1. Contoh sumber data
•
Simpan tabel tersebut dengan nama yang sesuai.
contoh: "data siswa untuk SKKB"
•
Buka kembali surat yang tadi di simpan dengan
nama "Surat SKKB
2010" yang telah di buat.
(dalam office 2007)
•
Arahkan kursor ke menu mailing lalu klik kiri.
•
cari sub menu dengan nama "select recipient" dalam menu
mailing
Gambar
6.2. Select Recipients
•
maka akan muncul kotak dialog berikut
Gambar
6.3. Lokasi penyimpanan Tabel sumber data
•
open tabel sumber data yang telah di buat tadi
dengan nama "data siswa untuk SKKB"
•
Maka akan muncul kotak dialog berikut
Gambar
6.4. Pemilihan sumber data
•
klik sheet1$ lalu enter atau ok
•
untuk meng edit, klik sub menu edit recipient list dan akan muncul
kotak dialog berikut
Gambar
6.5. Pemilihan sumber data dengan ceklist
•
Selanjutnya simpan kursor di bagian untuk nama
kemudian klik insert merge field seperti pada gambar
•
masukan field satu persatu sesuai dengan yang
diinginkan/ditempatkan dalam surat
•
Setelah selesai, klik preview result seperti gambar berikut
|
Tujuan Pembelajaran 6.4:
|
|
Menampilkan
surat yang sudah digabungkan dan mencetaknya
|
Setelah dokumen mail merge selesai, Anda dapat mencetak dokumen mail
merge yang telah di buat tadi dengan langkah langkah sebagai berikut
•
klik sub menu finish & merge pada menu mailing
seperti gambar berikut
•
maka akan muncul kotak dialog berikut
Gambar
6.8. Kotak Dialog Cetak
•
pilihan bisa print dokument keseluruhan, current
record, atau berdasarkan halaman. tergantung kebutuhan
•
setelah itu baru klik ok
C.
SOAL LATIHAN/TUGAS 
|
Latihan
|
Petunjuk Pengerjaan Tugas
|
|
Latihan Pertemuan 6
|
Ketikkanlah
dokumen berikut dan setelah selesai simpan dengan nama “Latihan5_NK.docx” . dengan ketentuan margin Top :2,5cm
bottom:2,5cm
Left:2,5cm dan right:2,5cm. Serta posisi
dokumen kerja adalah vertikal dgn ukuran kertas Legal
|
